Réunion, congrès, conférence, débat… Le séminaire d’entreprise peut prendre différentes formes et chacune aura des points plus ou moins complexes à mettre en place. L’objet de cet article n’est pas de rentrer dans les détails de chaque étape mais de vous guider à travers différents points clés pour une organisation optimale. En effet, toute la partie à préparer avant l’événement est essentielle car la réussite de votre séminaire dépendra en grande partie de cette préparation. Mais il y a aussi de multiples points à penser pendant et après votre séminaire qu’il ne faut pas négliger !
Avant l’événement
Déterminer les objectifs du séminaire : vous souhaitez lancer un produit ? Renforcer la cohésion d’équipe ? Remercier vos salariés ? Pour les professionnels de l’événementiel chez https://www.preference-events.com, définir vos objectifs vous permettra de déterminer la ligne directrice de votre séminaire.
- Préparer la liste des invités : qui sont vos invités ? Combien seront-ils ?
- Envoyer des invitations : quel est le message à leur transmettre ? Sous quelle forme les envoyer ? Par courrier ? Par mail ?
- Définir le budget de votre événement : Quel sera le coût de la location ? Restauration ? Animations ? Logistique ? Frais de personnel ?
- Créer vos KPI pour analyser votre ROI
- Trouver la date de votre séminaire
- Choisir le lieu de l’événement : quelle sera la zone géographique ? Lieux conventionnels ou originaux ? Quel type de salle ?
- Organisation sur le lieu de l’événement : pensez à vos besoins en termes de commodités : parking, vestiaires, nombre de salles, backstage, workshop, hébergement des invités éventuellement… mais également à l’ambiance : plan de table, décoration…
- Contacter les partenaires : traiteur, photographe, animateurs, artistes,… et programme du déroulé des animations avec les partenaires : qui fait quoi ? A quel moment ? Pendant combien de temps ?
- Préparer le programme des activités : animations digitales, photobooth, jeux
- Communiquer sur votre événement : Email « save the date », badges, goodies, brochure, signalétique, vidéo de présentation
- Prévoir l’aspect logistique : sonorisation, éclairage adapté à votre type d’événement, mise en lumière de la scène pour un discours, …
Chez VERIRL, nous nous occupons de l’intégralité de l’organisation afin de vous libérer de toute contrainte et vous faire gagner un maximum de temps. N’hésitez pas à nous parler de votre projet !
Jour J
- Accueil des convives : service d’accueil qui s’occupera des invités pour leur arrivée
- Supervision du bon déroulement : bon fonctionnement des aspects techniques et organisationnels
- Visibilité de l’événement : Créer un hashtag pour l’événement #VotreEvénement, photographier et filmer l’événement à transmettre en direct sur les réseaux sociaux
Post événement
- Email de remerciement aux partenaires et invités
- Publications des photos & vidéos sur les réseaux sociaux (n’hésitez pas à inciter votre communauté à partager)
- Questionnaire de satisfaction à envoyer aux invités et feedback (à prendre en considération dans votre suivi qualité pour votre prochain événement)
- Envoi d’un compte-rendu sur les résultats obtenus suivant les résultats du questionnaire
- Analyser les KPI afin de mesurer l’efficacité globale de votre événement
- Réunion de debrief pour connaitre les points positifs et à améliorer du déroulé
Organiser un événement demande des qualités diverses et variées. En plus de gérer toute la planification, vous devrez aussi gérer vos invités, vos partenaires et coordonner l’ensemble.